Prozessoptimierung

Begriff

Unter dem Begriff der Prozessoptimierung versteht man die Verbesserung der Effizienz der in einem Unternehmen oder einer anderen Organisation vorhandenen Prozesse und der in den Prozessen gebundenen Ressourcen. Die typischerweise betroffenen Prozesse sind die allgemeinen Geschäftsprozesse in der Verwaltung und dem Finanz- und Rechnungswesen, die Produktionsprozesse sowie ggf. die Entwicklungsprozesse.

Ziel

Das wesentliche Ziel der Prozessoptimierung ist die Erreichung einer Produktivitässteigerung der Organisation. Daher ist die Prozessoptimierung mittlerweile zu einem sehr wichtigen Instrument in der Betriebsführung moderner Unternehmen geworden, die in einem immer stärker werdenden Wettbewerb ihren Platz behaupten wollen.

Vorgehen

Der Ansatz basiert auf einem prozessorientierten Verständnis aller wesentlichen Abläufe in einer Organisation. Daher beginnt der Ansatz mit einer umfassenden und abteilungsübergreifenden Prozessanalyse, bspw. anhand einer Prozessmodellierung. Die Ergebnisse der Prozessanalyse können dann unter anderem in verbalen Prozessbeschreibungen sowie in Flussdiagrammen dokumentiert werden. Dabei werden häufig auch Kennzahlen definiert, um die derzeitige Effizienz der einzelnen Prozessschritte beurteilen zu können und den Erfolg bis hin zur gewünschten Produktivitässteigerung messbar zu machen.

Anhand der durchgeführten Analyse kann die Organisation in Folge die zu optimierenden Prozessschritte oder zu verändernden Ressourcen identifizieren und in die nächste Phase eintreten, in der die geplanten Änderungen beispielsweise im Rahmen eines Change Management umgesetzt werden. Der Begriff des Change Management befasst sich mit den Vorgängen, die zu einer umfassenden Änderung in einer Organisation (bspw. der Prozesse oder Strategien) benötigt werden. Üblicherweise wird hierbei eine Führungskraft als Change Manager eingesetzt, die den Ablauf der Prozessoptimierung steuert. Häufig werden auch externe Berater hinzugezogen, da diese als neutrale Außenstehende eine größere Distanz zu den Themen haben und sich so die einbezogenen Mitarbeiter unter Umständen weniger persönlich betroffen fühlen.

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